Consórcio iSURFATLANTIC avança na implementação e monitorização do projeto
O consórcio iSURFATLANTIC realizou a sua segunda reunião de coordenação, com o objetivo de avançar na fase de implementação do projeto, centrando-se na gestão financeira, nos procedimentos de monitorização e no alinhamento operacional entre os parceiros.
O projeto é cofinanciado pelo Programa Interreg Espaço Atlântico da União Europeia e coordenado pela OesteCIM, que continua a assegurar a gestão global e a coordenação das atividades nos quatro países participantes: Portugal, Espanha, França e Irlanda.
Esta segunda reunião teve como objetivo alinhar expectativas e clarificar aspetos-chave relacionados com a execução financeira, as obrigações de reporte e os requisitos de monitorização. Os parceiros discutiram os Relatórios de Progresso do Projeto (PPR e pPR), as obrigações estatutárias e a preparação da documentação obrigatória, nomeadamente o registo no SIGI e os contratos com auditores.
Foram partilhados com os parceiros vários documentos-chave para a implementação, incluindo:
- Ata da reunião;
- Apresentações sobre o Passo de Implementação 2 e o Plano de Trabalho de Execução (PPR1);
- Orientações para o reporte do projeto no SIGI, dirigidas tanto aos parceiros como ao Parceiro Líder;
- Um Modelo de Atribuição de Tarefas para apoiar a afetação de recursos humanos.
Para facilitar uma execução eficiente do projeto, a monitorização e a coordenação interna, o Parceiro Líder apresentou uma ferramenta de gestão do projeto, que será continuamente atualizada ao longo das reuniões do consórcio. A ferramenta está estruturada em torno de três componentes principais:
- Checklist (Controlo Administrativo e de Resultados): acompanha a documentação obrigatória, os marcos de reporte e os entregáveis de todos os parceiros, incluindo prazos e contagens decrescentes.
- Lista de Tarefas (Acompanhamento Operacional): oferece uma visão detalhada das tarefas de todos os pacotes de trabalho, com responsabilidades atribuídas, cronogramas e indicadores de progresso, garantindo responsabilização e cumprimento atempado.
- Diretório da Equipa (Contactos do Consórcio): centraliza os contactos e funções dos membros do consórcio, facilitando a comunicação e clarificando responsabilidades ao nível da gestão, finanças, operação e comunicação.
A ferramenta será explicada em detalhe na próxima reunião, mas os parceiros foram desde já incentivados a consultá-la e a utilizá-la no apoio às suas atividades em curso.
Em paralelo, os parceiros foram relembrados dos requisitos de comunicação e disseminação do Programa Interreg Espaço Atlântico. Estão a ser preparados os respetivos guias, modelos, logótipos e materiais visuais, com base nos recursos oficiais de implementação do programa.
A OesteCIM encontra-se atualmente a liderar várias ações-chave, incluindo:
Finalização do Acordo de Parceria;
Desenvolvimento do manual de identidade visual (branding book) do iSURFATLANTIC;
Criação de um espaço partilhado no SharePoint e do website do projeto;
Coordenação da definição da data da reunião presencial de Kick-off.
Os parceiros foram relembrados de várias ações imediatas necessárias para garantir uma implementação fluída do projeto, incluindo a atualização da lista de contactos do consórcio, a contratação de auditores, o lançamento das primeiras tarefas do projeto (WP1A1 e WP2A2) e a contribuição para a distribuição de tarefas e para os instrumentos de gestão do projeto.